タクト情報システムズ株式会社

はじめに、RFPを使った場合の提案プロセスの流れについてご説明します。

おおまかな流れは、上図のような流れとなります。

RFPの作成が完了したら、開発業者に依頼をします。

大手企業では、複数の企業を誘致し１社３名までの参加　というような大規模な説明会を行なう場合もありますが、郵送やメールでの依頼でも大丈夫だと思います。

お付き合いのある業者や、インターネットなどで同様なシステム開発経験のある会社様などに依頼することが出来ると思います。

RFPの内容については、このあとのコラムで詳細に説明していきますが、提出の時点で次の事柄をお伝えしておきましょう。

1.提出期限（プレゼンテーションの日時）

プレゼンテーションや提案書の提出期限を設定しておきます。

規模にもよりますが、おおよそ１ヶ月程度の猶予期間があれば丁寧な資料を作成していただけると思います。

2.質疑応答の窓口

RFPの内容についての質問の問い合わせ先を連絡します。

多少の事柄であれば、メールでのやりとりでも可能だとは思いますが、要望に応じて面談の機会を設定する可能性もあるかも知れません。問い合わせ先のメールアドレス／連絡先の電話番号はお伝えしておきましょう。

3.評価・検討の期間

おおよその、検討結果の提示日を連絡します。

複数業者に依頼した場合には、比較検討の時間や、社内関連部署の調整を考慮してスケジュール化しておきましょう。

この提示日が見積有効期限にもなりますので、お互いにしっかりと意識をしておくことが大切です。

どうですか、提案依頼から決定まで以外と時間のかかる作業になるな。

ということがお分かりいただけたかと思います。

RFPを作成するための時間もですが、こうした手順を踏むのにもある程度の期間が必要です。

システム化のイメージが固まった時点で、早めに準備するようにしましょう。

さて、次回からは具体的なRFPの内容についてお話させていただきます。

できるだけ、専門的な提案は業者さんから引き出せるようにして、システム部門でなくても書ける「提案を依頼する書類」を目指していきます。

引き続き、お読みいただければ嬉しいです。