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- RFP（提案依頼書）書き方 7.RFPの内容（人的配置（要員）と担当業務）
7. RFPの内容（人的配置（要員）と担当業務）
さらに、人の配置（組織）、担当業務（職務）などの現状を整理していきます
2.2 人的配置（要員）と担当業務
2.1 で業務の流れで登場した部門内の担当者について、個別に担当業務とその内容について記載していきます。
2章.現状
2.2 人的配置（要員）と担当業務
| 部署名 | 人数 | 業務内容 |
| 業務部 | 2名 | ・契約販売店と注文管理業務 ・契約販売店との問合わせ窓口（納期確認／商品に関する問合わせ） ・問屋への発注業務 ・与信管理 ・与信オーバーの場合、社内稟議のための書類作成 |
| 営業部門 | 3名 | ・契約販売店への営業活動 ・納品業務 ・稟議決済業務 ・与信限度枠の調査／改定業務 |
| 経理部門 | 1名 | ・契約販売店への売掛金管理 ・売上管理 ・債権管理 |
このように、ここで記載する業務内容は、職務分掌に近い形になっていると良いと思います。
システム化を検討する際、担当業務の見直しや、部門を超えた調整なども必要になる場合がありますので、社内でのルールをあらかじめ記載しておくことは、どう構築するか開発業者さんに考えていただくためのヒントにもなります。
ここで、もう一度目的と現状について、作成した資料を見ながら再考してみてください。
実際にある例ですが、伝票処理をシステム化しようと思ったけど、実は電話による問合せ業務の方が担当者の負担になっていて、時間もとられる業務だった－という場合。
システム化の目的が、作業負荷の軽減／残業時間の削減であれば、どちらに対応すべきか、優先順位が変わってきますね。
RFPを作成する目的は、こうした社内の業務を今一度整理し、考えてみる機会にも使うことができます。
そして、問題点が発見できれば、それもシステム化できないかどうか、提案を求める課題として追加してみるのも良いでしょう。
システム部門やおつきあいのあるシステム開発会社さんがあれば、日々の業務を実際に見ていただきながら順に提案していただき、システム化に取り組むことができます。
しかし、そうした部門や業者さんとの取引のない中小企業では、何から手を付けて良いのかわからない状態ではないでしょうか。
漠然とは相談できないかも知れませんが、こうした資料を整理して複数社に打診してみることで、自社と一番相性の良いシステム開発会社と巡り合うことができると思います。
次の章では、それぞれの業務にかかっている時間や処理量などについて記載していきます。