タクト情報システムズ株式会社

『名刺』
みなさんの企業では、どのように管理されていますか。
まだ、営業担当者の個人所有物、になっていませんか？

名刺は、大切な会社の資産です。 個人にその管理を任せるのではなく企業／または部門で一元管理しておくべきものと考えて、管理方法／運用するルールを作っていきましょう。

今回のコラムでは、IT化しなくてもこれだけは企業に導入したいシステムをご紹介したいと思います。

ＩＴシステムを使わない、名刺の一元管理

ITシステムを持たなくてもできる、管理方法の案をご紹介します。

各個人の営業活動で集めた名刺は、必ず「左上付近の余白にその日付」を、「右下に自分の名前」を記載しておきます。
日付を記入するのは、名刺の鮮度を表すことにもなりますし、自分のスケジュールと見比べることで どこで会ったかなどの当時の状況を思い出す手がかりになります。
自分の名前を記入するのは、全部を集めた場合に、誰が担当者かを明確にするためです。

この名刺をすべて一箇所に集めて、A4サイズの名刺用クリアケースで保存します。
収納する際の整理方法としては、日付順に収まるように入れていきます。
「持ち出し厳禁」として保管場所を決めておきます。

運用方法は

営業で必要になった場合には、個別に抜き出して名刺を持ち出さずに、その場でメモをとるか、コピーをとってもらうようにします。
かならず、元の場所に戻す。名刺だけ引き抜いて持ち歩かない、このルールを徹底してもらいましょう。

そして、ある程度、同一の会社さんの名刺がたまってきたら、会社名のタグをつけて、まとめるようにします。
この時点で、重複する名刺を整理したり、組織図やキーマンの相関図などを作るようにすると良いですが －このあたりは、少し長くなりますので、別の機会にお話します。

活用方法は

一元管理した名刺ですから、活用方法もチームで共有しましょう。
例えば、
営業ミーティング、案件の掘り起こしなどをする際に、このファイルを定期的に見直し、他の担当者のアプローチ状況を確認します。

名刺は、色やロゴマークなど、どの企業も見た目にインパクトのあるデザインが多いですから、一覧で見えるファイリング形式にすることで、直感に把握できる効果を利用することもできます。

その際の着眼点として、
・これからアプローチしようとしている会社にコンタクトしている担当者はいるか
・自分の営業先と同じような規模／業態で、他の担当者がアプローチをしていないか
・自分の営業先のエリア近くに、他の担当者がアプローチしている企業はないか

こうした視点で、見直し気になる会社があれば、内容を仲間にヒアリングするもの良いでしょう。

名刺という企業の資産を、管理し、誰でもが共有できるようにしておく。
共有した名刺をどうやって活用するか、ルールをしっかりと決めておく。
こうした仕組みづくりをしっかりとすることで、会社の資産として活用することができます。

そろそろ、年賀状の準備を始める季節。 宛名の整理や配布先などで名刺を扱うことが増えてくる時期になりました。
これを機会に、一度社内の名刺をすべて一元管理する取り組み、始めてみてください。